--- title: "Datos personales: Cómo gestionarlos legalmente" description: "¿Que significa saber gestionar datos personales? Tener un negocio, ya sea online o no, implica gestionar datos personales y hacerlo con garantías. Y aunque parezca increíble, pocos  pueden presumir de hacerlo perfectamente, sin fisuras y de forma proactiva. Me pareció importante" url: https://marinabrocca.com/datos-personales-como-gestionarlos-legalmente/ date: 2016-09-05 modified: 2018-06-15 author: "Marina Brocca" image: https://marinabrocca.com/wp-content/uploads/2016/04/gestion-datos-personales.jpg categories: ["Protección de Datos"] type: post lang: es --- # Datos personales: Cómo gestionarlos legalmente ## ¿Que significa saber gestionar datos personales? Tener un negocio, ya sea online o no, **implica gestionar datos personales y hacerlo con garantías.** Y aunque parezca increíble, pocos pueden presumir de hacerlo perfectamente, sin fisuras y de forma proactiva. Me pareció importante tratar este tema en mi blog ya que al igual que yo, estás expuesto a miles de contenidos en donde te bombardean con ideas peregrinas del espabilado de turno que propone recursos o estrategias que implican **trabajar con datos personales sin analizar el impacto legal ni sus repercusiones en tu reputación.** Por eso hoy quiero contarte **todo lo que debes tener en cuenta** a la hora de: - Requerir y gestionar información personal de otros. - Poder cumplir con todos los requisitos legales necesarios. - Reforzar la seguridad interna de tu negocio. Conocer estos dos puntos te servirá de criba para analizar** que estrategias son adecuadas y seguras** y cuales **son una bomba de relojería.** Es posible que hasta ahora no hayas pensando en la importancia de contar con un **protocolo de gestión de datos personales,** pero es incuestionable que el estado de la tecnología y las nuevas herramientas de marketing lo imponen. También lo exigen los usuarios, que **demandan un uso responsable de sus datos personales** , muestran un hartazgo generalizado con el abuso de su confianza en las acciones de [marketing intrusivo](https://marinabrocca.com/marketing-intrusivo-como-vender-limite-legalidad/) y premian a quienes asuman **compromisos suficientes con su privacidad.** El proceso de recogida de datos, **impone diferentes obligaciones**, cuyo incumplimiento puede dar lugar a **denuncias y sanciones**, además de restarte credibilidad, por eso, toma nota de la siguiente lista si quieres avanzar a paso seguro y descartar de pleno a los mercenarios que te llevarán al camino de la amargura. ## Como captar y gestionar datos legalmente La captación y gestión de datos personales está regulada por la LOPD, que[ impone una serie de obligaciones](http://www.marketingandweb.es/emprendedores-2/lopd-ley-de-proteccion-de-datos/) a todos lo que capturen, gestionen o almacenen información personal. También tenemos que hablar del [Nuevo Reglamento de Protección de Datos](https://marinabrocca.com/nuevo-reglamento-proteccion-datos/) que impondrá nuevas obligaciones en la gestión de información de carácter personal. A continuación, voy a enumerar el resto de requisitos que debes considerar antes de recoger y almacenar datos personales de otros con plenas garantías y total seguridad. ### #1 Canales adecuados de recogida de datos En primer lugar, deberás asegurarte de recoger los datos personales en **forma leal y lícita , por canales adecuados. **Aquí te explico [cómo captar registros lícitamente.](https://marinabrocca.com/email-marketing-super-legal-captar-registros-legalmente/) Esto excluye la compra de bases de datos, el [captar datos personales de redes sociales,](https://marinabrocca.com/email-marketing-redes-sociales/) el incluir a todo correo que se cruce en el camino en tu lista de suscripción, a [comprar o vender leads.](https://marinabrocca.com/puedo-comprar-vender-leads/) ### #2 Datos adecuados y pertinentes Recopilar solamente los **datos personales adecuados, pertinentes y no excesivos** en relación con la finalidad del tratamiento. Este requisito implica la prohibición de recabar información personal que no sea la estrictamente necesaria para la finalidad con la que fueron obtenidos. ### #3 **La anonimización y seudonimización de la **información Para que pueda hablarse de anonimización de datos, **ésta debe garantizar que no es posible la identificación del titular de los datos en ningún momento, por tanto, **anoniminizar consiste en impedir la identificación directa del interesado, por tanto, se trata de utilizar herramientas que permitan la modificación de atributos asignados entre la información adicional del interesado y los datos personales del mismo. La seudonimización consiste en la** Separación** de los datos identificativos con “barreras” técnicas u organizativas **que impidan la identificación posterior.** Estas técnicas son especialmente útiles en caso de que el tratamiento de los datos **no esté basado en el consentimiento del individuo**, la seudonimización puede ayudar a que dicho tratamiento sea lícito con base legal en un fin de interés legítimo. ### **#4 Informar** **previamente** Siempre deberás informar adecuadamente antes de requerir datos personales. Esa información debe incluir aspectos referentes a: -  La existencia, titularidad y finalidad del fichero. - Las previsibles cesiones de datos que se pretendan realizar en el futuro. - De los derechos que les asisten de** acceso, rectificación, cancelación y oposición** al tratamiento  de los mismos. - De la obligatoriedad o no, que tienen, de suministrarlos y de las posibles consecuencias que pudieran derivarse caso de negarse a facilitarlos. El nuevo reglamento de protección de datos , se extiendo el principio de la información. Para las personas físicas deben quedar totalmente claros los siguientes puntos a la hora de requerir o consultar su información: - Que sus datos personales se están **recogiendo, utilizando o consultando.** - **La medida** en que dichos datos son o serán tratados. - **De las posibles consecuencias de no facilitar tales datos**. - **Los fines del tratamiento** a que se destinan los datos personales y la base jurídica del tratamiento. - **La identidad de los destinatarios** o las categorías de destinatarios de los datos personales. - **La identidad del responsable de la gestión** y si procede, del delegado de protección de datos. - **El plazo durante el cual se conservarán los datos personales** o, cuando no sea posible, los criterios utilizados para determinar este plazo (esto si es una novedad) - **La existencia del derecho a solicitar al responsable del tratamiento el acceso** a los datos personales que haya facilitado, su rectificación o supresión, o la limitación de su tratamiento, o a oponerse al tratamiento, **así como el derecho a la portabilidad de los datos.** - La posibilidad de ejercitar el derecho a presentar una reclamación ante una autoridad de control. - **La existencia de decisiones automatizas**, incluida la elaboración de perfiles, información significativa sobre la lógica aplicada, así como la importancia y las consecuencias previstas de dicho tratamiento para el interesado. - ** La intención del responsable de transferir sus datos personales** a un tercer país u organización internacional y la existencia o ausencia de una decisión de adecuación de la Comisión. ### #5 Obtener el consentimiento con la recogida y finalidad El consentimiento equivale al **permiso** otorgado por alguien para que puedas capturar y gestionar sus datos personales y es la base de todo tratamiento legítimo de información personal. Si no cuentas con el consentimiento, no deberías hacer ningún uso de datos personales. En una web,[ un formulario de contacto con doble opt in ](https://marinabrocca.com/opt-in-y-lopd-el-secreto-del-exito/)es un recurso muy eficaz para conseguirlo. Este consentimiento deberá ser informado y, en su caso, expreso y por escrito cuando se recaben datos extremadamente sensibles. Debes abstenerte de recopilar datos nominativos extremadamente sensibles a no ser que el titular del fichero esté legalmente autorizado para ello y siempre y cuando la finalidad del fichero implique la necesidad de su recogida y tratamiento . El Nuevo reglamento propone que una empresa pueda procesar información personal sólo si antes ha obtenido **el permiso expreso** de la persona afectada. **Tal permiso puede ser retirado en cualquier momento.** El consentimiento debe darse **mediante un acto afirmativo claro que refleje una manifestación de voluntad libre, específica, informada, e inequívoca **del interesado de aceptar el tratamiento de datos de carácter personal que le conciernen, como una declaración por escrito, inclusive por medios electrónicos, o una declaración verbal. Es necesario por lo tanto, transformar los permisos tácitos en expresos. ### #6 Almacenamiento y tratamiento de datos personales El proceso de almacenamiento y tratamiento de los datos, genera también obligaciones de las que no puedes abstraerte si quieres trabajar con garantías. Para eso, debes incluir una serie de hábitos en relación a los datos personales que almacenes y gestiones como: - Comprobar siempre la exactitud de los datos en una forma acorde con [el deber de diligencia](https://marinabrocca.com/diligencia-clave-evitar-sanciones/). - Actualizar tus bases de datos personales de forma continua,  rectificando datos personales incorrectos, complementando los incompletos, cancelando los improcedentes para el objetivo del fichero y no conservándolos más allá del tiempo necesario para cubrir la finalidad para la cual fueron registrados, por ejemplo, los CV de candidatos que hayas descartado. - Clasificar y almacenar los datos  según el  **[nivel de seguridad que se les ha asignado,](https://marinabrocca.com/seguridad-negocio-vulnerable/)** poniendo un especial cuidado en la incorporación al fichero de aquellos datos personales extremadamente sensibles que hagan referencia a origen racial, opinión, creencias religiosas o de otro tipo, salud o vida sexual. - Prohibir la realización de tratamientos de datos efectuados por personas o empresas con las que no hayas firmado contratos de encargo de tratamiento o sesión. [Aquí te explico como puedes colaborar sin riesgos.](https://marinabrocca.com/colaborar-sin-riesgos/) Toda esta información deberá constar en el [documento de seguridad](https://marinabrocca.com/quiero-documento-de-seguridad/) que tienes que mantener actualizado como una hoja de ruta que te indicará en todo momento los pasos a seguir para gestionar los datos personales que están bajo tu responsabilidad. ## Conclusión: los datos personales son el centro de tu negocio Esto es inapelable. Sin datos personales de clientes, usuarios, suscriptores, colaboradores, empleados, etc, no hay negocio y por tanto, saber recogerlos y gestionarlos de manera legal y segura es una prioridad para cualquier profesional o empresa. #### **¿Conoces mas recursos para gestionar datos personales legalmente?** #### ¿Como gestionas tu los datos personales de otros?