Asistente Virtual: Guía para el cumplimiento del RGPD

Asistente virtual, guia RGPD

¿Eres asistente virtual? ¿Quieres proteger la privacidad de tus clientes , evitarle problemas y potenciar tu oferta?

Si es así, necesitas dominar el RGPD.

El RGPD no es solo un conjunto de normas, es tu mejor aliado para proteger los datos personales de los que tienes acceso en el ejercicio de tu trabajo.

¿Quieres saber cómo cumplir con el RGPD y  no liarla con el RGPD?

No se trata solo de cumplir con una normativa, sino de demostrar a tus clientes que tienes un estandar alto de conocimiento en materia de cumplimiento  y que puedes proteger su principal activo de la manera más eficiente posible.

Cuando conoces las líneas rojas en el tratamiento de datos, puedes evitar cometer errores que podrían dañar la confianza de tus clientes y hundir incluso su negocio.

Cuando sabes cómo generar un entorno de confianza y seguridad en tu trabajo, tus clientes se sienten tranquilos de poner su negocio en tus manos y  cuando tu trabajo es seguro, puedes ofrecer a tus clientes la tranquilidad de que nunca vas a comprometer su marca, su credibilidad y su bolsillo.

La importancia del RGPD para los asistentes virtuales

El Reglamento General de Protección de Datos (RGPD) es una normativa europea que regula el tratamiento de datos personales. Los asistentes virtuales, que a menudo recopilan datos personales de los clientes y de los clientes de sus clientes , deben cumplir con el RGPD para proteger la privacidad de sus clientes.

La importancia del RGPD para los asistentes virtuales radica en los siguientes aspectos:

  • Protege la privacidad y las bases de datos de tus cliente. El RGPD establece una serie de derechos y obligaciones para las personas y empresas que tratan datos personales.  Al cumplir con el RGPD, los asistentes virtuales ayudan a proteger la información  a la que tienen acceso y a sus propios clientes, algo esencial teniendo en cuenta que las bases de datos son el activo más valioso de cualquier negocio.
  • Evita multas y sanciones. Las empresas y autónomos  que incumplan el RGPD pueden ser multadas con hasta 20 millones de euros o el 4% de sus ingresos anuales, ahora imagina que por desconocimiento o error, metes la pata con el RGPD ¿Quién pagarña la multa? Te lo cuento: la paga tu cliente, que es el responsable legal de esos datos ¿Cómo crees que podrás seguir prestando tus servicios?
  • Mejora la confianza de los clientes. Los clientes están cada vez más preocupados por las denuncias, las  multas y por los daños reputacionales que les puede generar una sanción por incumplimiento. Al cumplir con el RGPD, los asistentes virtuales demuestran a sus clientes que es un tema menos del que preocuparse, que conocen las normas y obligaciones, que las aplican y que están comprometidos con el cliente y su reputación.

Lugar del asistente virtual como encargado de tratamiento

En general, los asistentes virtuales se consideran encargados de tratamiento de datos personales. Esto significa que el asistente virtual es responsable de garantizar que el tratamiento de los datos personales del cliente a los que tiene acceso para realizar su trabajo, se realice de conformidad con el RGPD.

Obligaciones más importantes a cumplir

Las obligaciones más importantes que deben cumplir los asistentes virtuales para cumplir con el RGPD son las siguientes:

  • Utilizar los datos personales solo para los fines para los que se obtuvieron. El asistente virtual solo puede utilizar los datos personales del cliente para los fines para los que se obtuvieron.
  • Garantizar la seguridad de los datos personales. El asistente virtual debe tomar medidas de seguridad adecuadas para proteger los datos personales del cliente.

¿Qué riesgos asumes como asistente virtual?

Imagina que eres una Asistente Virtual recién contratada por un cliente para gestionar la atención al cliente y manejar las redes sociales de su pequeño negocio en línea. No estás familiarizada con el RGPD y, por ende, desconoces las prácticas seguras y legales en la gestión de datos personales.

¿Qué errors puedes cometer  cuando no conoces el RGPD?

  1. Recopilación de Datos sin Consentimiento: Al responder a consultas de clientes a través de las redes sociales, decides recopilar información adicional, como direcciones de correo electrónico y números de teléfono, para «facilitar la comunicación». Sin embargo, no solicitas el consentimiento explícito de los clientes para manejar sus datos personales.
  2. Uso No Autorizado de Datos: Sin conocer las restricciones del RGPD, podrías compartir información confidencial de los clientes en conversaciones públicas o incluso en mensajes privados sin el consentimiento previo, exponiendo datos sensibles de forma no autorizada.
  3. Almacenamiento Inseguro de Datos: Guardas la información recopilada en tu ordenador personal o en servicios en la nube sin garantizar la seguridad adecuada. Esta práctica pone en riesgo la privacidad de los clientes, ya que sus datos podrían estar expuestos a vulnerabilidades de seguridad.

Consecuencias Potenciales:

  1. Violación de la Privacidad del Cliente: Al no obtener consentimiento para manejar datos personales, puedes infringir los derechos de privacidad de los clientes, generando desconfianza y, en última instancia,  dañando la reputación  y confianza del negocio de tu cliente.
  2. Sanciones Legales y Multas: La falta de conformidad con el RGPD podría llevar a sanciones legales y multas considerables. Las autoridades podrían intervenir si se detecta un manejo inapropiado de datos personales y la sanción la pagaría tu cliente, imagina el bochorno.
  3. Pérdida de Clientes: La mala gestión de datos personales puede llevar a la pérdida de clientes, para ti y para tu cliente, ya que la confidencialidad y la protección de la privacidad son aspectos fundamentales para la relación cliente-negocio.

Consejos prácticos para cumplir con el RGPD

A continuación, te ofrezco  algunos consejos prácticos para ayudar a los asistentes virtuales a cumplir con el RGPD:

  • Documentar los procesos de tratamiento de datos. Es importante documentar los procesos de tratamiento de datos del asistente virtual para demostrar el cumplimiento del RGPD y firmar siempre un contrato de encargo de tratamiento con tus clientes.
  • Cumplir con las  políticas y procedimientos de privacidad. El asistente virtual debe cumplir  políticas y procedimientos de privacidad que definan sus clientes en dónde se explique cómo se recopilan, utilizan y protegen los datos personales a los que tiene acceso.
  • Firmar contratos de confidencialidad con tus clientes. Estos contratos deben establecer las obligaciones de confidencialidad de ambas partes, así como las sanciones en caso de incumplimiento.
  • Asegurarse de aplicar medidas de seguridad robustas en sus dispositivos en los que accede a la información de clientes.
  • Detección y respuesta ante incidentes de seguridad: como un envío de correos sin copia oculta, envío o borrado accidental de archivos, etc.
  • Asegurarse de que las campañas y las comunicaciones cumplen con las restricciones del RGPD y la LSSI. Esto significa que las campañas no deben dirigirse a personas sin el consentimiento  o autorización de estos,  que  deben incluir las cláusulas infromativas adecuadas y que las comunicaciones no deben ser engañosas o abusivas.

Cómo dar más valor a tu trabajo de asistente virual  gracias al RGPD

El RGPD es un valor diferencial en tu trabajo y puede ayudar a los asistentes virtuales a proporcionar un servicio más completo y de mayor valor a sus clientes.

Algunos ejemplos de cómo tus servicios de asistente virtual, pueden ser mucho más robustos e imprescindibles para tus clientes:

  • Puedes ayudar a sus clientes a seleccionar a colaboradores que garanticen el cumplimiento RGPD: Los asistentes virtuales pueden ayudar a sus clientes a evaluar a los posibles colaboradores para asegurarse de que cumplen con el RGPD.
  • Puedes asesorar al cliente en materias de cumplimiento de su página web:Los asistentes virtuales pueden ayudar a sus clientes a evaluar su página web y sis campañas  para asegurarse de que cumplen con el RGPD y no hay riesgos sancionadores ¿Tienes idea de lo valiosa que es una información para tus clientes?
  • Puedes detectar amenazas de forma temprana:  Los asistentes virtuales con un alto conocimiento en RGPD  pueden detectar riesgos  amenazas de los datos de sus clientes y evitar que esas amenazas se materialicen, puedes ahorrarle grandes dolores de cabeza y pérdidas enormes a tus clientes.
  • Puedes responder de forma diligente al ejercicio de derechos: Los asistentes virtuales deben responder de forma diligente a las solicitudes de los clientes para acceder, rectificar, suprimir, limitar el tratamiento, oponerse al tratamiento, o portabilidad de sus datos personales, eso puede formar parte de sus obligaciones, debe saber hacerlo en tiempo y forma.

Estas obligaciones adicionales pueden ayudar a los asistentes virtuales a proporcionar un servicio más completo y de mayor valor a sus clientes.

Cómo conseguir herramientas RGPD para un asistente virtual

El KIT de plantillas de textos legales que he desarrollado  es una fantástica herramienta para asistentes virtuales porque ofrece todos los elementos legales que necesitan para cumplir con sus obligaciones y proteger la privacidad de sus clientes.

El KIT incluye los siguientes elementos:

  • Contratos: Contratos de confidencialidad, contratos de colaboración, etc.
  • Modelos de consentimiento: Modelos de consentimiento para el tratamiento de datos personales, campañas, redes sociales,  modelos de consentimiento para la instalación de cookies, etc.
  • Políticas y procedimientos de privacidad: Políticas de privacidad, procedimientos de seguridad de datos, procedimientos de ejercicio de derechos, modelos de respuestas, etc.

Los contratos de servicios específicos, se realizan a medida, me puedes contactar y te explico que debes incluir,

Estos elementos están adaptados a las necesidades específicas de los asistentes virtuales, por lo que son fáciles de utilizar y comprender. Además, están actualizados a la normativa vigente, por lo que los asistentes virtuales pueden estar seguros de que están cumpliendo con sus obligaciones legales.

En concreto, el KIT ofrece los siguientes beneficios para los asistentes virtuales:

  • Ahorro de tiempo y dinero: Los asistentes virtuales pueden ahorrar tiempo y dinero al no tener que crear sus propios documentos legales.
  • Reducción del riesgo de sanciones: Los asistentes virtuales pueden reducir el riesgo de sanciones para si mismos y sus clientes al cumplir con sus obligaciones legales.
  • Mejora de la confianza de los clientes: Los asistentes virtuales pueden mejorar la confianza de sus clientes al demostrar que cumplen con estándares altos de cumplimiento  en materia de protección de datos .

En definitiva, el KIT de plantillas de textos legales es una herramienta imprescindible para los asistentes virtuales que quieren cumplir con sus obligaciones legales y proteger la privacidad de sus clientes.

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