¿Sabes cuales son tus mejores aliados para defender tu negocio? Hoy vas a descubrir grandes remedios para el insomnio.
En esta ocasión voy a explicar cuáles son los documentos imprescindibles que debes incluir en tu trabajo diario para cumplir con las exigencias legales de la LOPD y para que puedas blindar legalmente la seguridad de la información de tus clientes, empleados y colaboradores.
Estas notificaciones legales serán además tus mejores herramientas para transmitir profesionalidad y confianza a todos tus contactos comerciales, ya sean clientes, colaboradores o empleados.
Son documentos imprescindibles si quieres trabajar con rigor y conseguir que tus colaboradores respeten tus condiciones y asuman las medidas necesarias para trabajar con las mismas garantías que tu ofreces.
Aquí va la lista de documentos imprescindibles:
- AUTORIZACIÓN DE LOS EMPLEADOS A UTILIZAR SUS DATOS PERSONALES: es una notificación fundamental que te evitará más de un dolor de cabeza si tienes empleados la deben firmar los empleados desde el momento en que se produzca la contratación para que puedas utilizar sus datos, recuerda que siempre que recoges información personal, estas obligado a requerir el consentimiento de los afectados para poder gestionar sus datos.
- CONSENTIMIENTO DE LOS AFECTADOS PARA LA CESIÓN DE DATOS: Este documento lo debes utilizar en caso de que vayas a ceder los datos de un cliente a otro colaborador. Le tienes que informar y requerir su consentimiento.
- CONTRATO ENCARGADO DEL TRATAMIENTO: este es un documento fundamental. Tienes que enviar este contrato a todo colaborador con quien compartas información de clientes o empleados, por ejemplo a la gestoría, a una empresa informática con acceso a datos de clientes, un partner al que le envíes clientes etc. Este tipo de contratos es indispensable para blindarte legalmente frente a un mal uso de los datos por parte de terceros y para impedir que un colaborador se apropie de datos de clientes para fines propios, diferentes a los motivan la cesión de datos.
- ACUERDO DE CONFIDENCIALIDAD PARA EMPLEADOS: Gran parte de las sanciones y fallos de seguridad de las empresas de deben a causas internas: empleados que meten la pata. Este documento es fundamental para minimizar esos riesgos , es la manera de informar a los empleados sobre sus obligaciones respecto a la información que gestionan y blindar a la empresa frente a un mal uso por parte de estos. también evita la apropiación indebida de información que pertenece a la empresa. Un empleado enfadado puede ser tu peor competencia, con este documento evitas que se lleve a tus clientes. Por otra parte, es tu obligación explicarle como debe operar respecto a los soportes que le facilitas y formarlo para que adopte las medidas de seguridad correspondientes.
- NOTIFICACIÓN DE INCLUSIÓN DE DATOS PERSONALES EN EL FICHERO: debes incluirlo en los presupuestos y facturas y en cualquier formulario o documento que recoja información de carácter personal como una coletilla legal, ten en cuenta que no se puede requerir ningún dato personal sin informar al afectado sobre el responsable de esta recogida y la finalidad de la misma. También es tu obligación explicarle como y donde puede ejercer los derechos que le asisten.
- EJERCICIO DEL DERECHO DE ACCESO, OPOSICIÓN, CANCELACIÓN PARCIAL, CANCELACIÓN TOTAL, RECTIFICACIÓN Todos estos ejercicios de derecho son modelos para que los afectados puedan hacer uso del derecho a acceder, rectificar, cancelar o anular sus datos. La ley exige a las empresas que pongan a disposición de sus clientes estos modelos. En caso de un cliente pida ejercer alguno de estos derechos , tienes 10 días para responder a su requerimiento, para eso debes remitir el formulario correspondiente para que formalice su petición.
- CONFIRMACION DEL DERECHO EJERCIDO POR PARTE DEL AFECTADO Una vez que le has permitido ejercitar su derecho, debes pedirle que te firme esta confirmación que archivarás junto a su requerimiento. ten en cuenta que muchas denuncias se producen por no responder a estos requerimientos y es la manera más sencilla de denunciar a una empresa.
Estos son documentos básicos para cualquier empresa o profesional , si además tienes viodeovigilancia, trabajas con información de menores o recoges imágenes, debes incluir autorizaciones adicionales y obtener el correspondiente consentimiento de los afectados.
Todos los modelos deben estar personalizados y ajustados a tu empresa, actividad y nivel de seguridad.
¿Cuentas ya con todos estos documentos?
Un comentario