Abogados y protección de datos: una historia real

Abogados y protección de datos ¿Que les pasa a los abogados con la LOPD?

Abogados y protección de datos, dos palabras que deberían ser indisociables.

Pero muchas veces no lo son.

Dicen que en casa de herreros, cuchillo de palo, y en el caso de los abogados y la protección de datos, muchas veces el lema aplica al dedillo.

El cumplimiento general de la LOPD, es un área de alta implicación y responsabilidad para los despachos de Abogados que deben ser referentes en el cumplimiento de la legalidad ¿O NO?

Pero es que además de ser los primeros interesados en cumplir la Ley, por el tipo de datos que gestionan, son sin duda quienes más deberían ponerse las pilas para garantizar el máximo de garantías a sus clientes respecto a su confidencialidad y la seguridad de sus datos personales.

En mi bagaje profesional, son contados los casos de implantación de despachos de abogados a la LOPD y entre los pocos casos, están Fausto Abogados, un despacho de Valencia con una fuerte presencia en internet y a quienes tengo el gusto de presentar para darles la palabra.

Te dejo con ellos, quizás su experiencia te sirva para iniciar tu propio recorrido hacia la protección de datos en tu negocio, tanto si eres abogado como si no.

Abogados y protección de datos

¡Muy buenas! Somos un Despacho de abogados con sede en Valencia y queremos contarte un poco nuestra historia, cómo hemos llegado hasta aquí, y cómo hemos aumentado credibilidad, generado confianza y creado un bufete mucho más competitivo gracias al apoyo de Marina y la adaptación a la LOPD.

Una historia sobre abogados y protección de datos

Empezamos en el año 2014 , supongo que como todo el que empieza, sin tener muy claras las exigencias en materia de protección de datos. Hacíamos copias de seguridad, pero no con la periodicidad adecuada, o utilizábamos correos electrónicos no adaptados a la normativa. Parece que son seguros, pero sólo lo parecen y para tomar conciencia en esta materia, desde luego necesitas a un profesional.

Importante:  para adaptarte a la LOPD adecuadamente necesitas a un especialista, uno de verdad.

Teníamos una página web de marca personal y cuando comprobamos el potencial de Internet y los clientes potenciales que somos capaces de atraer con una página optimizada y bonita, decidimos que debíamos no solo cuidar esos aspectos, sino también los que crean y aumentan marca y credibilidad y más en nuestra profesión.

Queríamos diferenciarnos de la competencia aportando valor al cliente, protegiendo de forma adecuada los datos sensibles que los mismos nos aportan en la gestión de los diferentes encargos que realizan en nuestro despacho.

Algunos aspectos claves en nuestro trabajo y la protección de datos

En nuestro caso, la prioridad máxima era reforzar la seguridad interna y garantizar la confidencialidad de todos los clientes que nos depositan su confianza, así que tocaba revisar procesos y asegurarnos de no dejar cabos sueltos que pudieran comprometer la seguridad de nuestro despacho, esto puede hundir la reputación de cualquier despacho y no podíamos permitirnos semejante riesgo.

Había muchos aspectos para reforzar, entre ellos:

• Los datos iniciales de las consultas, captadas tanto por parte de la secretaria como del formulario web, teníamos que asegurarnos que en cada caso, se recogieran y almacenaran de forma segura.
• La información correcta a usuarios y potenciales clientes que nos contactaban por la web: en este caso era imprescindible  asegurarnos que el potencial cliente entiende y acepta nuestra política de privacidad antes de enviarnos cualquier duda legal asociada a sus datos personales. Esto fue recalcado por Marina, y la verdad, lo tuvimos muy en cuenta. En cada página, ahora tenemos un formulario de contacto con información visible acorde al deber de información exigido por la LOPD  y los reformamos para que así constara.
• Acuerdos de confidencialidad con empleados: algo esencial para cualquier despacho, saber que tu personal conoce sus obligaciones en materia de protección de datos es algo básico para cualquier despacho.

Además, es fundamental también que nos guíen sobre cómo protocolizar y dónde guardar la información más relevante una vez el cliente llega con documentación sensible, sentencias, etc.

A los abogados se nos exige un nivel de seguridad alto, pues disponemos de información altamente sensible que es merecedora de protección, cuidado y preservación, pero no siempre sabemos que medidas de seguridad son las más adecuadas, un proceso de adecuación a la LOPD despeja muchas dudas y te ayuda a incorporar las medidas de seguridad más recomendables para cada caso.

Acuerdos de colaboración y como derivar consultas

Ese es otro punto crítico que puede comprometer y mucho a un despacho.

La idea era una vez colmadas las especialidades controladas directamente por el Despacho, empezar a colaborar con distintos abogados que cubriesen las demás para así poder aportar mayor seguridad al cliente final, dando un servicio completo e integral.

Esta idea, que a priori parece sencilla,  supone el riesgo de tener que derivar consultas de clientes a otros letrados especialistas (con la comunicación de datos de carácter personal a terceros) y aquí, gracias a Marina, lo solventamos, dado que era imprescindible que estos colaboradores conocieran nuestras condiciones en materia de protección de datos respecto a los datos de clientes que compartimos con ellos y se comprometieran a respetarlas.

Firmamos acuerdos específicos con cada uno de ellos informando de sus obligaciones y responsabilidades respecto a esos datos.

Hago un paréntesis para decir que Marina ha sido muy paciente y ha estado ayudándonos en todo lo posible; lo que ha hecho que nos convirtamos en colaboradores.

Si un cliente nuestro necesita una empresa de protección de datos, adaptarse a la LOPD, lo remitimos a Marina sin ningún género de duda. O mejor aún, le pasamos la consulta de forma segura, no sin antes cerciorarnos de que el cliente es consciente de que se va a derivar a un profesional en esta materia.

Ideal, al final la colaboración entre Despachos y profesionales te hace crecer. Ganamos todos 3win, cliente- profesional- Abogados.

Centrándonos en lo anterior, Marina nos explicó cómo poder colaborar entre Abogados de manera segura y eficaz para una protección integral de los datos confiados, no solo basta con formar un contrato de encargo, además:

• El cliente nos tiene que dar su consentimiento de forma fehaciente (no vale el consentimiento pasivo o por defecto)
• Debe saber que su consulta legal va a ser derivada a un Abogado colaborador experto e informarle de la identidad de este y la finalidad del tratamiento de sus datos personales.
• Debe poder revocar ese consentimiento previo en cualquier momento.

Abogados y protección de datos: tres  grandes ventajas

1. El cliente queda totalmente informado y sabe que se va a producir una derivación de su consulta, evitando sorpresas y malos entendidos.
2. Derivar la responsabilidad jurídica al otro profesional en caso de que no cumpla con nuestras exigencias en materia de protección de datos estipuladas en el contrato de encargo de tratamiento.
3. Dejar constancia de que somos profesionales que trabajamos con absoluta transparencia y es una diferenciación clara de cara a la competencia.

Finalmente, debemos recalcar que es importante tener un sistema para poder trasladar esa información – consulta legal de forma segura al abogado, para que se pueda poner en contacto con el posible cliente, siendo también relevante el servidor que utilicemos, sistemas de cifrado de datos (en caso de abogados obligatorio) los sistemas de respaldo y el correo electrónico que el abogado nos proporcione.

Los abogados utilizan normalmente el correo de su colegio de abogados, y éste realiza cifrado de datos; así que se convierte en una buena opción.

Conclusión ¿merece la pena que un despacho de abogados esté adecuado a la LOPD?

No solo merece la pena, es indispensable para cualquier despacho de abogados realizar una adecuación en profundidad a la LOPD, no solo por coherencia, no solo por profesionalidad, tampoco solo para evitar sanciones. La LOPD ofrece muchas ventajas  (aparte de las que comentamos antes) para cualquier despacho que nosotros ya estamos viviendo:

1.  La seguridad de los datos de nuestro despacho: la información es el principal activo de cualquier empresa y para un despacho de abogados con mucha más razón. Aplicar  las medidas de seguridad que prescribe la LOPD preserva este activo de posibles pérdidas y sustracciones de información que pueden comprometer la reputación de cualquier despacho.
2.   Ventajas de imagen y profesionalidad: contar con todos los elementos que exige una correcta adecuación (coletillas legales, contratos de confidencialidad, cláusuras de inclusión de datos, ejercicios de derecho, etc.) proyecta en el cliente una imagen de confianza y profesionalidad que nos diferencian claramente de la competencia. Demostrar que nos interesamos por salvaguardar la privacidad de nuestros clientes, usuarios o proveedores, aumenta el grado de confianza y de satisfacción de los mismos.
3.   El ahorro de costes:  algo que no siempre se tiene en cuenta, pero una buena implantación de la LOPD puede suponer un ahorros de costes muy importantes, como pueden ser: Reducción de los tiempos de localización de la información, reducción de las pérdidas de datos (Implantación de sistemas de respaldo y recuperación sólidos y automatizados) acciones comerciales, sin errores y dirigidas a públicos objetivos orientados, evitar cuantiosas sanciones administrativas.

Nuestro consejo es que se debe usar protección para las cosas importantes, y esta es una de ellas, pues los datos dados por nuestros clientes así lo exigen, y para ello, contad con los mejores.

Abogados y protección de datos, una alianza imprescindible ¿te quedan dudas?