Colaborar sin riesgos

aveja

Colaborar o perecer…¿acaso no es esa la cuestión?

Si  despiertas cada día y te enfrentas a tu trabajo de profesional orquesta, es porque has decidido que merece la pena  gestionar tu propio negocio y prescindir de jefes, o porque no te queda más remedio, en cualquier caso, tarde o temprano comprendes lo importante que es generar relaciones de colaboración para poder crecer.

Entre las razones más importantes, están:

  • se optimizan recursos
  • de multiplican impactos
  • se ahorra tiempo
  • se añaden servicios al portfolio
  • se obtienen beneficios económicos directos por vía de la prescripción
  • Los clientes demandan la  personalización, la “customización” y el tuning your choice en todo tipo de productos y servicios

El mercado se ha transformado, los consumidores son cada vez más exigentes  y los profesionales como tú y yo  estamos descubriendo  recursos que antes no pensábamos ni que existieran. Grandes empresas como Nike y Apple ya descubrieron las bondades de colaborar y hacer que 1+1 sean 3.

 Es evidente que es imposible  abordarlo todo y hacerlo todo bien.

Colaborar es la mejor forma de sobrevivir. Los clientes reclaman que las empresas se alíen para ofrecer “ventajas de verdad” en torno a esas alianzas.

Al mismo tiempo, los recursos que necesitamos para ser visibles y adquirir cierta notoriedad se han multiplicado.

¿Puedes tú con todo?

Yo tengo claro que no, de hecho, sé con rotundidad  que sin colaborar , poco podría hacer. Nos necesitamos mutuamente porque juntos somos más fuertes.

Generar alianzas y colaborar con otros es casi un requisito indispensable de supervivencia en esta jungla digital, todos  necesitamos esas relaciones  win-win.

Misión Partner: ¡Colaboremos!

La necesidad de buscar alianzas estratégicas, explotar sinergias y generar tracción hacia tu blog es algo que siempre surge, antes o después.

Hay muchas maneras de plantear colaboraciones con otros profesionales:

Puedes pensar en :

  • Diseñar campañas de co-marketing
  • Realizar guest post
  • Desarrollar venta cruzada
  • Intercambio de servicios
  • Firmar contratos por prescripción
  • Y las que se puedan ocurrir

El objetivo de este post, no es explicarte como desarrollar alianzas (aunque si me lo pides lo haré)

Tampoco explicarte que estrategias de colaboración son las que  mejor funcionan (idem anterior)

Lo que quiero aportarte es algo esencial  para que todo marche sobre  ruedas.

Que debes hacer antes de plantear una colaboración con otro profesional

Lo primero que debes plantearte es si esa colaboración supone el compartir bases de datos

Ejemplo:

Intercambio de servicios:

Tú estás especializado en  SEO  y tu partner es experto en boletines y plataformas de envío de correos. Entre ambos acordáis un intercambio de servicios para que tu partner te diseñe las plantillas y suba tu base de datos a la plataforma (ejem. Mail Chimp)

En este caso, para poder realizar su trabajo, tu partner debe acceder a tu base de datos y realizar un tratamiento de información que está bajo tu responsabilidad ¿verdad?

¿Le das tu base de datos sin más?

Tu base de datos o tu lista de distribución, son el mayor activo que tienes, no puedes dejar al azar o la providencia la seguridad e integridad de algo que te ha costado años construir.

Tampoco puedes dar por sentado que tu colaborador no va a meter la pata y hacer un uso inadecuado de esos datos Horror!.

Hasta aquí el sentido común,¿ pero se puede legalmente?

Este es uno de los casos en donde el sentido común y la Ley van de la mano.

Ten en cuenta que al ser dos profesionales independientes, la puesta en común de los datos entre las dos partes,  implicaría una comunicación o cesión de datos personales, tomando en consideración el concepto previsto en el artículo 3 i) de la Ley Orgánica 15/1999, para la que sería preciso contar con el consentimiento del afectado, según dispone el artículo 11.2 de la Ley.

Vamos por partes, dijo Jack el destripador

Paso 1: Para aclararnos, antes de que puedas comunicar los datos de tus clientes a tu colaborador, debes haberles informado a tus clientes al respecto y pedido su consentimiento. Ten en  cuenta que tus clientes te han facilitado sus datos a ti, y solo a ti, y si tú vas a compartir sus datos con terceros, lo normal es que se lo informes y le pidas permiso para eso.

Para eso, deberás informarles a quien vas a ceder sus datos, con qué finalidad y por cuánto tiempo.

Paso 2: tienes que asegurarte que tu colaborador no meta la pata y si lo hace, depurar responsabilidades, de lo contrarios, te expones a asumir las consecuencias de una negligencia ajena.

La manera de evitarlo es contar con un contrato de colaboración  para el encargado de tratamiento, este contrato debe hacer constar estos elementos:

¿Cuál es el objeto y la finalidad de esta colaboración?

Que servicios se van a desarrollar y que implican el tratamiento de datos por parte del colaborador-

¿Quien actúa como Encargado y responsable del tratamiento?

El encargado del Tratamiento será tu colaborador, es decir, la persona física o jurídica que opera por cuenta del responsable del fichero, en este caso tú, que eres quien decide sobre la finalidad y el uso de la información a la que le das acceso.

¿Cómo quieres que se realice ese tratamiento de datos compartidos?

Tú debes decidir y hacer constar como quieres que se realice el acceso a los datos por parte de tu colaborador (Encargado del Tratamiento). Para ello, deberás darle las instrucciones sobre el uso de esos datos compartidos. Debes asegurarte que tu colaborador  no pueda realizar un uso de los datos para una finalidad distinta de la que es objeto esa colaboración.

Por ejemplo: si la finalidad es desarrollar y planificar la gestión de boletines de tu lista, tu colaborador no puede utilizar esos datos para comercializar sus propios servicios.

Confidencialidad: ¿Vas a permitir la comunicación de datos de tus clientes a terceros?

Tu colaborador  debe asumir la obligación de no comunicar a otras personas o entidades los datos de carácter personal compartidos,. ni siquiera a efectos de conservación de los datos o para la realización y mantenimiento de copias de seguridad de los mismos.

¿Qué medidas de seguridad de los datos necesita tu base de datos?

¿Te gustaría que los datos de tus clientes se difundiera por la red?

Debes asegurarte que tu colaborador asume la obligación de implementar las medidas de seguridad de los datos a fin de impedir su alteración, pérdida, tratamiento o acceso no autorizado, de acuerdo con el estado de la tecnología, la naturaleza de los datos y los riesgos a que estén expuestos los mismos.

¿No le piensas regalar los datos verdad?

Una vez que culmina el encargo y tu colaborador ya no necesita tener acceso a tu base de datos, debes pedirle que esa información sea  destruida o te las devuelva, al igual que cualquier soporte o documento en que conste algún dato de carácter personal objeto del trabajo encargado.

 ¿Qué responsabilidad vas a exigirle?

Imagina que tu colaborador destina los datos a otra finalidad, los cede o los utiliza incumpliendo el contrato, y por  ese incumplimiento recibes una denuncia.

 De no contar con un contrato previo, la responsabilidad caerá sobre tu persona.

Por el contrario, si te has anticipado y has regulado las condiciones de tratamiento, tu colaborador  será considerado responsable y será quien responda de las infracciones en que hubiera incurrido personalmente. Del mismo modo le son exigibles, como Encargado del Tratamiento, tanto la adopción de medidas de seguridad como la responsabilidad en supuestos de infracción.

 ¿Y qué pasa con la confidencialidad?

Tu colaborador debe garantizarte el uso confidencialidad de la información que les has facilitado. Esa confidencialidad subsistirá aun después de finalizar la relación de los trabajos encargados.

Y tu ¿tienes alguna experiencia con bases de datos compartidas para compartir?

Imagen: Hana Houdkova

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4 respuestas

  1. Gran post Marina! en mi opinión una de las palabras clave para toda empresa, ya sea PYME o multinacional, es la de sinergia. Esta palabra que cada vez tiene más peso aún puede ir a más e irá. Cualquier tipo de negocio necesita alianzas y de muchos tipos. Pondré un ejemplo que presencié yo mismo para transmitir que las sinergias van siempre a algo más que a colaborar, y en un escenario sencillo. Conocía un local de primera copa que estaba muy bien situado, abrieron otro muy cerca y él hizo lo que pudo para que lo cerrasen (denuncias, poner vecinos en contra….) al final no quiso ver que al ser dos o más locales se convertía en una “zona”, con lo que el flujo de gente era superior porque la variedad y el interés también lo era, en vez de ver las ventajas, que eran muchas ,vio al local de al lado con miedo desaprovechando todo su potencial. Las sinergias, con control obviamente, son buenas y necesarias.

    1. Carlos! Que ilusión me hace verte aquí!
      Gran ejemplo el que comentas, como la percepción de la realidad condiciona la capacidad de aprovechar de manera favorable las situaciones.
      Yo sigo encontrado muchas resistencias respecto a la colaboración, cuesta asimilar esa sinergia multiplicadora que explicas y que es tan valiosa para crecer.
      Las colaboraciones se siguen planteando desde el punto de vista egocéntrico, sin atender al principio de que cuanto mas gane el otro, mas gano yo. Necesitamos desarrollar una cultura de la colaboración, perder el miedo a cooperar en lugar de competir y lanzarnos al encuentro.
      Un abrazo Carlos, siempre eres bienvenido!

  2. Vamos por partes, como dijo Hannibal Lecter:

    1º)- Soy un aferrimo admirador de Steve Jobs, quien en su día dijo:
    «Si no trabajas y luchas por tus sueños, acabaras trabajando para cumplir los sueños de los demás…»
    Esto lo podemos interpretar que es mejor luchar sólo para que nadie te piense y te superes cada día que te levantes y te mires al espejo y te digas a ti mismo, hoy te voy a ganar la partida de ayer.
    Pero también lo podemos interpretar como que para conseguir nuestros sueños, lo podemos hacer con la colaboración de los demás si ellos comparte el mismo sueño.

    2º) – Ahora veamos lo que le dijo el abogado Pinocho a Geppetto: si te dedicas hacer cosas nuevas y las dejas que cobre vida sin que yo te lo controle, perderás el control de la situación y Pinocho tendrá Pinochitos y al final te quedaras sólo.

    Conclusión, por muy grande que sea tu sueño, dedicada a disfrutarlo en las nubes, pero en la tierra que los que entienden la forma de que cuando abras los ojos y no te caigas al suelo, contratarlos y sigue sus consejos.

    Por cierto, magnifica lección das para los que van de listillos por la vida!.

    1. Bienvenido Jose!
      En cuanto al punto número 1º, Steve Jobs también decía que no tenía sentido contratar a personas inteligentes para decirles lo que tienen que hacer, hay que contratar a personas inteligentes para que te digan lo que tienes que hacer tu. Ese mismo principio se aplica a la colaboración, siempre habrá gente mas especializada para ayudarte a crecer, saber escoger a buenos colaboradores es crucial para crecer.Lo mismo aplica para Pinocho. Un abrazo!

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