Como permitir cancelar datos y evitar sanciones

Como permitir cancelar datos y evitar sanciones

El proceso de cancelar de datos es un motivo recurrente de denuncias y sanciones, parece que muchos siguen sin saber que existe este derecho y como permitir su ejercicio.

¿Conoces esa sensación de impotencia de no conseguir  deshacerte de una publicidad que te siguen enviando pese a haber pedido varias veces que te dejen en paz?

¿Qué pasa cuando eres tu quien no atiende adecuadamente un requerimiento de baja?

No son pocas las empresas, las páginas web y los profesionales que no se dan por aludidos cuando les dices que ya no quieres tener noticias suyas.

Otros, por siempre torpeza, desconocimiento o mal asesoramiento, se encuentran con una sanción de 5000€, como le pasó a este centro estudios, que no supo responder adecuadamente a la exigencia de un ex alumno que requería que le dieran de baja de sus listados de envíos publicitarios.

¿Torpeza o inconsciencia ?

Ya es conocida la picaresca de muchas empresas a la hora de darte de baja y como te enmarañan en un bucle de enlaces infinitos hasta llevarte a la extenuación  y sin haber conseguido el objetivo.

MAL, MUY MAL

No voy a gastar tinta en analizar el sinsentido que representa retener a un usuario en contra de su voluntad, quien no lo entienda, mejor que se lo haga ver, en este caso, quiero explicarte la manera correcta de  permitir que cualquiera que quiera perderte de vista, tenga el derecho de ejercitar correctamente los derechos que le asisten.

Hablemos de derechos

Todos los usuarios, tenemos derechos sobre nuestra información personal.

La legislación vigente en materia de protección de datos reconoce una serie de derechos a los ciudadanos, como son el derecho de acceso, rectificación ,cancelación  y oposición sobre sus datos personales.

El ejercicio de los mismos es personal, y debe, por tanto, ser ejercido directamente por el interesado ante cada uno de los responsables/titulares de los ficheros, lo que significa que cualquier cliente, suscriptor o colaborador que te haya facilitado sus datos puede dirigirse a ti o a tu empresa solicitando información sobre qué datos tienes y cómo los has obtenido (derecho de acceso), la rectificación de los mismos, o en su caso, la cancelación de los datos en tus ficheros.

Quiero perderte de vista

Cuando quieres que una empresa deje de tener contacto contigo o cuando no te apetece que tenga tu información, el derecho que debes exigir es el derecho  de cancelación.

Lo mismo ocurre con tus clientes, suscriptores o cualquiera que te haya facilitado su información en algún momento y ahora quiere que dejes de tenerla.

Este derecho consiste en la supresión del dato personal que consta en un fichero (base de datos) de la empresa o del profesional.

Cuando un cliente  te requiere  la cancelación de sus datos , tu debes bloquear su información para que no puedas realizar ningún uso de los mismos.

Este punto es importante aclararlo, porque si has mantenido una relación comercial o laborar previa con el solicitante,  no puedes borrar su información sin mas, dado que haz de almacenarla  exclusivamente a efectos de Administraciones Públicas, Jueces y Tribunales, para la atención de las posibles responsabilidades derivadas del tratamiento, durante el plazo de prescripción de éstas. Cumplido el citado plazo deberás proceder a la supresión.

Como proceder correctamente ante un  requerimiento de cancelación de datos

Caso # 1: Baja de suscripción del boletín

Aquí la solución en bien sencilla: Automatización en servicios de correos.

Lo normal, es que si se trata de la suscripción a  un boletín, la baja esté automatizado través de un link y el suscriptor no vuelva a recibir ningún otro boletín. Cuestión resuelta.

En este caso además, si no has realizado ninguna transacción comercial, lo mejor es que esa dirección se elimine totalmente.

Los programas más masivos para envió de boletines tipo Mail Chimp lo incorporan en sus plantillas para que el proceso sea mecánico y automático.

En caso de estar  utilizando servicios de correos como Outlook o Gmail , el proceso se complica, porque la baja debe ser manual y las posibilidades de no ejecutarlo correctamente o de no ver la solicitud de baja son demasiado elevadas.

Así que en caso de realizar email marketing, lo primero, es asegurarse de hacerlo de manera segura y  contar con un servicio que automatice la BAJA.

Otra medida es asegurarte que ese dato , no esté en más ficheros o en un CRM. Si sueles importar datos de suscriptores para exportarlos a otras bases de datos, asegúrate de que desaparezca de todos.

Caso # 2 Cliente de servicios pide cancelar datos

Pongamos como ejemplo el caso de la academia. Un alumno realiza una formación en el centro, este ingresa sus datos en una base de datos y le manda periódicamente información sobre ofertas y promociones.

En este caso, lo primero que tiene que hacer la academia es informar al alumno que al facilitar sus datos (al matricularse), estos van a ser utilizados también con fines publicitarios y requerirle consentimiento para tal fin.

Es importante también darle la opción de desistir de comunicaciones comerciales, es un primer paso cuando se trata de respetar derechos.

Una vez requerida la baja

  1. La academia debe validar la identidad del alumno que solicita la baja y asegurarse que es el titular de los datos que desea cancelar para evitar la usurpación de identidad. Para ello debe requerirle DNI o documento oficial que acredite su identidad.
  2. Una vez constatada la identidad del alumno  le debe enviar un formulario o solicitud de cancelación en donde el interesado deberá indicar a qué datos se refiere, aportando al efecto la documentación que lo justifique, si procediera, aunque no es indispensable.
  3. La academia resolverá sobre la solicitud de cancelación en el plazo máximo de diez días hábiles a contar desde la recepción de la solicitud, aportando al alumno un escrito en donde confirma la cancelación de sus datos.

¿Y si se hubieran cedido o compartido esos datos con terceros?

Si los datos cancelados hubieran sido cedidos previamente, por ejemplo, a una empresa de marketing que gestiona el envió de publicidad, la academia deberá comunicar la cancelación efectuada a la empresa de marketing,  en idéntico plazo, para que esta, también en el plazo de diez días contados desde la recepción de dicha comunicación, proceda, también, a cancelar los datos.

Si se desconoce la dirección

Si el alumno desconoce la dirección de la academia, imaginemos el caso de una formación online, puede solicitarla a la Agencia Española de Protección de Datos. Solicitando el derecho de cancelación.

El hecho de que desconozca la dirección para el ejercicio de sus derechos, ya es una pauta clara de que la LOPD brilla por su ausencia. Carne de cañón para una denuncia.

¿Y si la academia no responde?

Si en el plazo de diez días la academia no responde o la respuesta es insatisfactoria, puede reclamar ante la Agencia Española de Protección de Datos, acompañando la documentación acreditativa de haber solicitado la cancelación. Se puede obtener el formulario de reclamación de tutela por denegación del derecho de cancelación en este enlace.

A partir de allí, es cuando las cosas se complican para la academia, que muy probablemente acabará sancionada, como ocurrió en este caso y con este procedimiento sancionador.

¿Te queda claro el proceso o prefieres que te lo explique personalmente?

Imagen: Ervins Strauhmanis

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