Promociones navideñas: ojo con la LOPD

A estas alturas ya deberías estar preparando tus mejores promociones navideñas.

Las fiestas son la oportunidad perfecta para sacarle brillo al ingenio y pensar en alguna campaña de captación o fidelización.

Quizás estés pensando en mandar mails de felicitación a tu lista de clientes o en organizar algún concurso especial navideño para conseguir nuevos suscriptores o clientes.

De lo que no puedes ni debes olvidarte si quieres tener la fiesta en paz es de la LOPD.

Esta es la época propicia para tener patinazos con la LOPD, así que voy a ayudarte a darte pistas y pautas para que tus campañas o promociones navideñas no acaben en un disgusto o una sanción.

Promociones navideñas sin SPAM

Es maravilloso felicitar las fiestas, es nefasto apestar a SPAM.

La regla básica es esta: si no te conocen, no te molestes en felicitar a nadie.

Es así de sencillo.

Puedes pensar que nadie se puede molestar porque le mandes una felicitación navideña, el caso es que si no te conocen de nada ¿que sentido tiene felicitar nada?

No solo no  tiene sentido, además es ilegal, porque si lo haces con fines promocionales, ya excede el ámbito personal y entra a formar parte de la LSSI que prohíbe este tipo de comunicaciones no requeridas ni consentidas.

Para evitar que una felicitación o tus promociones navideñas se conviertan en SPAM se debe contar con el permiso o consentimiento  del destinatario para ser contactado por medios electrónicos.

El requisito del previo consentimiento puede exceptuarse siempre que cumplan otros requisitos imprescindibles:

1.  Que destinatario y remitente estén vinculados por una relación comercial previa.
2. Que éstos se empleen para enviar publicidad sobre los productos y/o servicios de la empresa del remitente, similares a los que inicialmente fueron objeto de contratación.
3. Que los datos personales se hubieran conseguido lícitamente, esto excluye la compra de bases de datos y los correos obtenidos de internet.

Pero además de esas excepciones, para que tus campañas y promociones navideñas vía email sean legales debes asegurarte de cumplir otros requisitos obligatorios:

1. Que se le ofrezca al destinatario la posibilidad de darse de baja respeto de la recepción de esas comunicaciones o promociones navideñas mediante un procedimiento sencillo, fácil y gratuito.
2. Que no aparezcan otras direcciones en el mismo correo. No debes  enviar jamás correos a multiremitentes sin copia oculta, algo que te desacreditaría de forma inmediata y te expondría a denuncias y sanciones.

Si no cumples con todos esos requisitos, lo mas sabio es que te abstengas de mandar promociones navideñas porque te aseguro que te saldrán por un pico y será complicado volver a levantar cabeza.

Solo una cifra para que lo veas con claridad: No utilizar la copia oculta supone sanciones  de hasta 300.000 euros.

El desconocimiento no exime de responsabilidad y no puedes emocionarte con las felicitaciones  y promociones navideñas y olvidarte de la LOPD.

Felicitaciones navideñas tan torpes como costosas

Cuando me tomo la molestia de advertir es porque no han sido pocos los que se aturullaron con es espíritu navideño y se olvidaron de la LOPD.

 Hay muchos precedentes de promociones navideñas muy costosas.

La Agencia Española de Protección de Datos sancionó con 3.000 euros a una inmobiliaria por mandar felicitaciones navideñas por email a sus contactos sin utilizar la copia oculta, a UGT con 2.000 euros y a la Fundación Santa María por la misma cantidad.  Estos son algunos casos ilustrativos, pero hay muchos mas que han cometido la misma carísima torpeza.

Recolectar datos de internet para hacer campañas navideñas

Otro fatal error que puede hundirte en las profundidades de la blogsfera.

Si estás pensando en crear un directorio con direcciones extraídas de Internet para mandarles una promoción o felicitación navideña, es mejor que te lo quites de la cabeza.

En su Guía de Recomendaciones a los usuarios de la red, la AEPD explica y define muy bien esta cuestión  «la inclusión de datos en directorios de personas accesibles al público en internet sin las adecuadas medidas de seguridad, supone exponer a los usuarios a que sus datos puedan ser recopilados sin su conocimiento y utilizados para otros fines».

Que los datos estén en internet no significa que puedas utilizarlos como te de la gana. Respeta el principio del conocimiento: «no hables con extraños y nunca tendrás problemas»

Esto no significa que tengas que comunicarte solo con conocidos, significa que no debes intentar vender nada a alguien que no te conoce y no te ha dado permiso para que te comuniques comercialmente con él.

Campañas y promociones navideñas en redes sociales

Aquí operan los mismos principios que en todas las comunicaciones electrónicas, pero además debes tener en cuenta que si la campaña se realiza en redes sociales, debes  verificar que los términos de tu concurso o promoción navideña sean compatibles con los términos y condiciones del medio o plataforma por dónde va a realizarse.

Algo que seguro no conoces:

Si eres empresa, no puedes seguir a usuarios a menos que te antes de sigan a ti y esto debido nuevamente a la LSSI, ya que al seguir a un usuario,  el usuario tiene acceso a toda la información promocional de tu empresa sin que haya dado su consentimiento para ello.

¿Como haces para poder seguir a un usuario?

Para que una empresa pueda seguir a un usuario de forma legal a través de Twitter es necesario conseguir antes el consentimiento informado.

Según la LSSI y  visto el Informe 241/2011 de la AEPD, las empresas pueden seguir a aquellos usuarios que:

• Sigan ya a la compañía, a los que lo autoricen expresamente
• Mantengan o hayan mantenido relación comercial con ella,
• Se les haya comunicado que van a ser seguidos
• Se les haya dado 30 días para negarse a ello.

Si la invitación  a participar de concursos o promociones navideñas pretende efectuarse mediante redes sociales, debe tenerse en cuenta que a la misma resulta aplicable la Ley 34/2002, de 11 de julio, de Servicios de la Sociedad de la Información y de Comercio Electrónico.

Según el citado informe: «La incorporación de los datos de los amigos o seguidores a los propios sistemas del consultante exige el consentimiento de los afectados, en los términos señalados en el número segundo de este informe. Dicha incorporación, implicaría que el consultante adquiere además de la condición de responsable del tratamiento la de responsable del fichero, y en consecuencia, se encuentra obligado a notificar la creación del fichero para su inscripción en el Registro General de Protección de Datos»

Organización de concursos y promociones navideñas

En concursos o promociones navideñas, además de la LOPD y la LSSI debes tener en cuenta  otra clave fundamental:

El “Principio de Veracidad”, que implica no sólo no emitir información falsa, sino que no omitir cuestiones que de saberse provocarían un efecto distinto en el consumidor.

 Las bases de un concurso o promoción deben suministrar  toda la información necesaria que permita conocer con carácter previo  a los usuarios las fechas y lugares de participación, la mecánica de la promoción, la forma de participación, el premio, y las condiciones generales del desarrollo del concurso o promoción.

La información a declarar debe contener necesariamente:

• Identificación del promotor del concurso o promoción.
• Ámbito territorial y destinatarios de la promoción.
• Fecha de inicio y fin para poder inscribirse.
• Condiciones de participación.
• Prohibiciones personales en el caso que las hubiese.
• El producto patrocinado.
• Cuáles serán los premios ofrecidos y descripción detallada de los mismos.
• Forma de comunicación de los ganadores.
• Bases ante notario.
• Fecha del sorteo.
• Cláusula de protección de datos si se van a recabar datos personales.
• Si se trata de un viaje: servicios que incluye.

Ya sabes todo lo que necesitas para organizar tu mejor campaña navideña sin sobresaltos ni quebraderos de cabeza.

¿Cual serán tus mejores promociones navideñas?