Email Marketing Super Legal: Cómo captar registros legalmente

Captación de registros

La captación de registros es la base de toda estrategia de marketing, no hay campaña sin registros a quien dirigirla.

Tú sabes que sin una base de registros depurada, la eficacia de cualquier prospección puede ser nula. Es la materia prima de cualquier campaña de marketing, el ingrediente fundamental.

Por eso, antes de pensar en cualquier acción que requiera la gestión de esos datos, es imprescindible que te asegures de no estar vulnerando los derechos de las personas a quienes vas a dirigir la campaña.

El éxito de tu campaña depende de la calidad de esos registros y por eso debes tener claro, como realizar una adecuada captación de registros.

Registros de personas o de empresas

No es lo mismo la captación de registros de personas que de empresas, dependiendo del tipo de campaña o tu target.

Pero para simplificarte la vida, hay principios que son de aplicación para ambos casos:

En este sentido, la regulación  Ley 34/2002, de 11 de julio, de servicios de la sociedad de la información y de comercio electrónico LSSI-CE  señala que:

Queda prohibido el envío de comunicaciones publicitarias o promocionales por correo electrónico u otro medio de comunicación electrónica equivalente que previamente no hubieran sido solicitadas o expresamente autorizadas por los destinatarios de las mismas.
LSSI-CE

En este caso, la regulación no distingue entre personas físicas, personas jurídicas, profesionales o comerciantes, lo que significa independientemente de su condición jurídica, no está permitido el envío de comunicaciones electrónicas si no se han requerido o autorizado expresamente.

Olvídate de trucos:  No se pueden enviar emails sin tener un permiso expreso, así de sencillo.

Cuestiones que has de plantearte para una captación de registros legal y segura

Primera cuestión ¿Cómo recoges esos datos personales?

Hay diferentes canales que puedes utilizar para captación de registros:

  1. Formularios de contacto o suscripción
  2. Redes sociales
  3. Internet
  4. Cupones/concursos
  5. Call Center

Lo primero que tienes que saber, es cuando la captación de registros  es apta para realizar prospección o venta y cual no.

El principio general que te dará la pauta es el siguiente:

Solo puedes enviar información publicitaria a aquellas personas que te hayan prestado su consentimiento.

Como se obtiene consentimiento

La captación de registros y el envío de posteriores comunicaciones comerciales, ya sea por el canal que sea, para que sea legal, deber obedecer  principios a fundamentales expresados en el art. 21.1 de la LSSI-CE.,

  • Haber sido previamente solicitadas
  • Estar expresamente autorizadas por los destinatarios

A menos que:

  • exista una relación comercial previa entre el anunciante y el destinatario, solo en ese caso, estaría comprendida la comunicación dentro del marco legal.

Segunda cuestión: la finalidad del uso de los datos

Ten en cuenta que “no se podrán utilizar datos para otros fines distintos de aquellos conocidos y consentidos inicialmente por el cliente o prospecto”.

Tampoco puedes utilizar esos datos si cambias de finalidad o de actividad.

Esto significa que si tienes una base de datos de tu antiguo trabajo, no puedes utilizarlos para una campaña de prospección comercial, porque esos clientes, no han sido informados ni te han otorgado su consentimiento para utilizar sus datos.

Eso nos lleva a la tercera cuestión.

Tercera cuestión: El deber de información

Este principio invalida los datos de usuarios de redes sociales o tu fan page, contactos de WhatsApp, datos extraídos de internet y de cualquier otro origen que no respete  este principio.

Estarías incumpliendo el deber de información establecido en el artículo 5 de la LOPD.

Los interesados a los que se soliciten datos personales deberán ser previamente informados de modo expreso.

Para ello debes responder e informar sobre estas cuestiones:

  • ¿Quién es el responsable de gestionar esa información?
  • ¿Cuál es la finalidad de la captación de datos?
  • ¿Qué va a hacer la empresa con ellos?
  • ¿y en el futuro?
  • ¿Conoce el consumidor/potencial/interesado todos los aspectos referidos anteriormente?
  • ¿Cuáles son las consecuencias de la obtención de los datos o de la negativa a suministrarlos?
  • ¿Dónde puede ejercitar los derechos de acceso, rectificación, cancelación y oposición.

Aquí la cuestión es nítida. La LSSI, en su Artículo 20 sobre «Información exigida sobre las comunicaciones comerciales, ofertas promocionales y concursos»

Las comunicaciones comerciales realizadas por vía electrónica deberán ser claramente identificables como tales y la persona física o jurídica en nombre de la cual se realizan también deberá ser claramente identificable.
LSSI

Eso no es ni menos que ser transparentes, el potencial cliente, debe saber en todo momento quien eres y cuáles son tus intenciones.

Necesito también recordarte, que no se trata solo de una imposición legal, se trata de ganar la confianza de tus posibles clientes, trabajar desde un uso respetuoso y responsable de sus datos, no avasallarlos de manera temeraria y asegurar el éxito de tu campaña.

Cuidar los cimientos es la mejor manera de robustecer la estructura, si no te preocupas por asegurar la captación de registros, todo lo demás, estará en peligro de derrumbe.

¿Cumples todos estos principios cuando realizas captación de registros para prospección?

 

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11 respuestas

  1. Gracias Marina, transparente, enfocada y clara como siempre. Aprecio tu iniciativa de informar correctamente del uso de datos personales, todo el mundo tiene acceso de una forma u otra a los mismos, pero muchos no prestan atención a su uso correcto, y el desconocimiento de cualquier ley no te exime de ella. Lo comparto en Linkedin Marina!

    1. Hola Carlos!!
      Desde luego, no puedo estar mas de acuerdo contigo, no le damos el valor al dato personal que merece siendo un bien jurídico, debemos empezar por ser los ciudadanos quienes empecemos a valorar nuestra información y exigir que los profesionales y empresas la respeten.
      Un abrazo Carlos!

  2. Hola Marina,
    Fantástico artículo, la red está inundada de post sobre email marketing pero muy poca gente habla sobre la normativa que hay que cumplir.

    En todo esto me surgen dos dudas:
    1. Varias veces he utilizado Mailchimp, sin embargo, en alguna ocasión me han comentado que no cumple con lo exigido por la Agencia Española de Protección de Datos. ¿Qué sabes al respecto?
    2. En el supuesto de que yo me encargase de enviar correos de alguna empresa, ¿qué figura sería? ¿responsable del fichero? ¿responsable de tratamiento….?

    1. Buenos días Jose y bienvenido a mi casa,
      Gracias por tu valoración, el objetivo de este blog es justamente cubrir esa brecha que señalas y que desde luego existe.

      En cuanto a tus preguntas, en primer lugar Mailchimp, de cara a la actual regulación en materia de protección de datos, ofrece varias ventajas:

      Permite validar direcciones de usuarios, requisito obligatorio de la LOPD
      Permite ejercitar el derecho del usuario a oponerse (darse de baja) de manera sencilla y automática.
      Evita el enviar correos multiremitente sin copia oculta, una de las metidas de pata más sangrientas para cualquier profesional
      Pero antes de empezar a gestionar esta lista, es indispensable que te asegures de que estas administrando la herramienta de manera segura y siguiendo las normas de la LOPD, es decir, que has declarado los ficheros en la AGPD, que has insertado las cláusulas informativas correspondientes en la plantilla de tu boletín, que informas de manera clara y transparente tu identidad, la finalidad de la información capturada y como ejercer los derechos ARCO.

      Recuerda siempre que Mail chimp, en sus condiciones de privacidad advierte que al enviar boletines a una lista de correos, los administradores del servidor pueden leer lo que tu envías a tu lista de suscripción. El servicio no fue desarrollado para enviar información confidencial, deberás tener en cuenta esto al utilizar este programa.

      En relación a la pregunta número 2, decirte que en el caso que señalas, tu actúas como encargado de tratamiento dado que el responsable de los datos es la empresa. Al tener acceso a datos personales responsabilidad de otro, debes firmar un contrato para el encargado de tratamiento que regule y asegure las condiciones de privacidad, seguridad, integridad de esa información.

      Ten en cuenta que al producirse una cesión de datos, el responsable debe contar con el consentimiento de los afectados para poder ceder los datos a un tercero, en este caso tu.

      En este caso, quien debe exigirlo es el responsable del fichero, en este post te explico que debe incluir un contrato para el encargado de tratamiento y como colaborar de manera segura.
      https://marinabrocca.com/blog/marketing-legal/colaborar-sin-riesgos/

      Espero haber aclarado tus dudas
      Un abrazo

  3. Hola Marina,

    Antes de nada, agradecerte el artículo, me ha parecido muy interesante.
    Me gustaría comentarte algunas cuestiones sobre las cuales tengo dudas. Estoy estudiando hacerme autónomo para la representación de algunas marcas de productos. Al leer tu artículo, me surge la duda de que es bastante difícil poder hacer prospección vía mail, ya que siempre tiene que haber una primera vez que haya que contactar al potencial cliente. Si este recibe un mail por mi parte, sin su previo consentimiento, me podría denunciar, por lo que no veo la forma de que me autorice sin haber antes hecho un primer contacto. Si realizo prospección telefónica, me sirve de poco, ya que por mucho que diga el prospecto de que me autoriza, no hay una prueba fehaciente de su autorización. Por todo ello, me gustaría saber como se puede salir de este pez que se muerde la cola. Quizás todo el mundo tenga la respuesta, para mi es nuevo y por el momento no lo veo.
    Muchas gracias!!!

    Un abrazo,

    Juan

    1. Hola Juan! ¡Bienvenido!
      Tu pregunta sin duda tiene todo el sentido y no hay seminario en donde no surja y con mucha razón.
      Siendo realistas, nadie va a denunciarte por recibir un solo correo, de hecho, se considera SPAM al envío «masivo e insistente» de mensajes no solicitados, pero siendo rigurosos con la LSSI, lo mas conveniente sería un primer correo pidiendo permiso para poder presentar tu producto (sin ninguna información comercial), uno a uno y dando la posibilidad al destinatario de oponerse a nuevas comunicaciones comerciales. También dejar claros tus datos identificativos y explicando como has obtenido su contacto. No tendrás ninguna posibilidad de recibir denuncias.

      Lo que es muy posible que consigas una tasa de apertura muy reducida y una tasa de respuesta aún mas reducida, lo comprobarás tu mismo. La puerta fría es muy poco efectiva.

      El mail marketing para que funcione realmente, requiere que el destinatario te conozca previamente y te haya dado su permiso para contactar con él.

      Lo mas efectivo sin duda generar acciones de visibilidad para que atraigas a tu nicho hacia ti y no al revés, puedes aprender mas sobre esto en este otro post:

      https://marinabrocca.com/blog/marketing-legal/atraer-clientes-respetando-privacidad/

      Espero haberte aclarado tu duda.
      Un abrazo!

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