Listas de suscripción: Las sanciones a evitar

¿Tienes lista de suscripción?

Necesitas saber que tener una lista de suscripción supone asumir la posibilidad de ser denunciado ante la Agencia Española de Protección de Datos.

¿Quieres descubrir como evitarlo?

¿Sabes cuál es uno de los motivos mas frecuentes de denuncias?

Habrás leído unos 200 post diferentes sobre «como incrementar tu lista de suscriptores» Otros tantos sobre «como monetizar una lista de suscriptores», pero dime una cosa: ¿cuantos post has leído sobre como gestionar una lista de suscriptores desde el punto de vista legal?

Me parece que ninguno…

Y eso porque todo el que tiene un blog quiere conseguir nuevos suscriptores,  es lo que mas interesa y por eso es de lo que mas  se escribe, pero resulta que no se puede conseguir suscriptores de cualquier modo, de hecho, si no sabes hacerlo adecuadamente, te puedes encontrar con un problema de los gordos.

Las sanciones con las listas de suscriptores

Te voy a hablar de una de las sanciones mas recurrentes en el mundo del marketing: la infracción del artículo 6 de la LOPD, esto es:

«El tratamiento de los datos de carácter personal requerirá el consentimiento inequívoco del afectado, salvo que la Ley disponga otra cosa»

Por tanto,  el envío de un correo electrónico posterior a la oposición manifestada por el afectado para esos envíos supone una infracción del artículo 6, ya que se considera que el afectado ha revocado su consentimiento previo.

Esto ocurre cuando no atiendes adecuadamente las cancelaciones de suscripción.

Puede que tengas un suscriptor que decida dejar de serlo y tu no atiendas correctamente ese deseo o falle el mecanismo para ejecutar esa baja.

O puede que lo hagas todo según indique el reglamento y pese a ello, tengas que acreditar ante la AEPD que no has cometido una infracción cuando alguien de tu lista de suscripción crea que si lo has hecho y ponga una denuncia.

Bajas problemáticas en tu lista de suscripción

Son de estas cosas que tu piensas que a ti nunca te pasarán. Casi te has convencido que son un remanente de una leyenda urbana.

Pero ocurre, y con mas frecuencia de la que puedes imaginar. Las bajas no atendidas de listas de suscripción son grandes asiduas en la AEPD.

Hay un overbooking de denuncias relacionadas con listas de suscripción.

Para muestras, la que sigue.

Se trata de un portal  especializado en el mundo del ciclismo que consta de una comunidad, un blog, un buscador de tiendas, un comparador donde puedes registrarte como usuario, publicar anuncios, realizar una suscripción para recibir boletines, participar en promociones y concursos, recibir alertas de noticias.

Cuando el usuario realiza una suscripción, debe completar un formulario y marcar la casilla correspondiente a su elección (suscripción a boletín, alta en alertas de noticias, participación en concursos y promociones) incluyendo la frecuencia con la que quiere recibir alertas y noticias.

Cada  usuario que realiza una suscripción dispone de una ficha con su perfil en la que consta habilitado un campo denominado “boletín”, que se utiliza como marca para controlar su remisión o no.

La denuncia del suscriptor arrepentido

Un usuario que había revocado su suscripción,  denuncia  ante la AEPD la recepción de publicidad remitida por el portal de ciclismo  a su dirección electrónica pese a que en siete ocasiones ha solicitado la baja de los envíos publicitarios a través de su dirección de correo.

Según  consta en el  Procedimiento Nº: A/00022/2015 el denunciante se registró  el 09/03/2007 como usuario del portal de ciclismo aportando voluntariamente  sus datos personales relativos a dirección de correo electrónico, lugar de residencia y fecha de nacimiento, además de un “Nikc”en el formulario de suscripción.

Con fecha 24/06/2014, los Servicios de Inspección de la AEPD comprobaron que en el perfil del denunciante, correspondiente a su registro en el portal, en el campo “boletín” figura el valor “No”, por lo que el denunciante, en esa fecha, no era destinatario del citado boletín.

La inspección de datos pudo comprobar también que el portal de ciclismo tiene articulados dos mecanismos para que el usuario materialice su baja de suscripción del boletín :

1. El usuario puede entrar en su ficha de perfil de suscripción y desmarcar el campo denominado “boletín”.
2. El suscriptor puede enviar un correo a la dirección indicada, tal y como se informa en cada comunicación comercial con la palabra “baja”. Este último mecanismo responde perfectamente a la exigencia establecida en el artículo 21.2 de la LSSI.

Pero con  fecha 11/09/2014, el suscriptor  denunciante recibió un correo electrónico en la dirección facilitada al registrarse como usuario del portal de ciclismo  con el siguiente texto: “XXX y su equipo te desean un feliz cumpleaños… Un saludo”.

¿Que ha podido salir mal en la baja de la suscripción?

Muy sencillo, en las opciones de alta, el usuario no había desmarcado ni manifestado su oposición a proceder la baja a todos los servicios que tenía activado, solo a los correspondientes al envío de boletín y por eso el portal siguió remitiendo la felicitación por su cumpleaños (parece que  el suscriptor odiaba los cumpleaños)

Visto esto, debes plantearte seriamente que no basta con hacer las cosas bien, también has de ser capaz de acreditar que las haces bien.

Es justo lo que tuvo que hacer el portal.

Tras acreditar ante la AEPD que la opción de «otros servicios» no había sido desmarcada y tras la denuncia, el portal de ciclismo informó a la agencia que aunque el usuario no había deshabilitado la casilla que cancelaba estos envíos relacionados a su suscripción, ni solicitado por ningún otro medio la cancelación de sus datos, entendían la denuncia como una oposición al tratamiento y procedían a la baja de suscriptor de futuras comunicaciones.

Tras esta comprobación por el Director de la Agencia Española de Protección de Datos, SE ACUERDA:

1.- ARCHIVAR el procedimiento A/00022/2015 seguido contra XXXXX con arreglo a lo dispuesto en el artículo 45.6 de la Ley Orgánica 15/1999, de 13 de diciembre, de Protección de Datos de Carácter Personal, en relación con la denuncia por la infracción del artículo 6 de la LOPD.

En este caso, adecuar el portal a los requerimientos de la LOPD y la LSSI y especial, incorporar los mecanismos correctos para que los suscriptores pudieran ejercitar sus derechos a cancelar sus datos y poder acreditar el cumplimiento de los mismos, salvó a la empresa de una suculenta sanción.

Por eso es imprescindible no cometer errores con la lista de suscripciones y hacer que tu web no solo aparente que cumple.

Es posible que pienses que con poner un texto legal aquí y otro allá no tendrás problemas y que si trabajas con un gestor de boletines tipo mail chimp nunca tendrás estos problemas ya que automatizan las bajas, pero como nos demuestra este relato, no es suficiente para evitar una denuncia.

El consentimiento, la base toda comunicación comercial

El un derecho básico y fundamental del que te he hablado con insistencia.

Este derecho, en palabras del Tribunal Constitucional en su Sentencia 292/2000, de 30 de noviembre (F.J. 7 primer párrafo) “…consiste en un poder de disposición y de control sobre los datos personales que faculta a la persona para decidir cuáles de esos datos proporcionar a un tercero, sea el Estado o un particular, o cuáles puede este tercero recabar, y que también permite al individuo saber quién posee esos datos personales y para qué, pudiendo oponerse a esa posesión o uso. Estos poderes de disposición y control sobre los datos personales, que constituyen parte del contenido del derecho fundamental a la protección de datos se concretan jurídicamente en la facultad de consentir la recogida, la obtención y el acceso a los datos personales, su posterior almacenamiento y tratamiento, así como su uso o usos posibles, por un tercero, sea el estado o un particular (…).”

Desde el momento en que alguien te facilita sus datos, tiene derecho a dejes de tenerlos.

Así de sencillo.

El derecho de un suscriptor a dejar de serlo

Tan importante es el consentimiento de un suscriptor para que le envíes tu boletín como su derecho a dejar de serlo y materializar su baja de tu lista.

Por eso debes ser muy riguroso a la hora de hacer efectiva esa baja: estás haciendo efectivo un derecho.

Por eso debes tener especial cuidado con no importar tu lista de suscripciones a un CRM o tener a ese mismo suscriptor en diferentes listas de distribución.

También si has comunicado o compartido esos datos con terceros con alguna finalidad concreta relacionada a tu negocio.

Si no te aseguras de cancelar sus datos en todos los sitios donde esté presente, cualquier comunicación posterior al deseo de baja constituye una infracción del artículo 6.

Además, debes tener en cuenta estos 5 puntos:

1. El responsable del tratamiento tendrá la obligación de hacer efectivo el derecho de rectificación o cancelación del interesado en el plazo de diez días.
2. Serán rectificados o cancelados, en su caso, los datos de carácter personal cuyo tratamiento no se ajuste a lo dispuesto en la presente Ley y, en particular, cuando tales datos resulten inexactos o incompletos.
3. La cancelación dará lugar al bloqueo de los datos, conservándose únicamente a disposición de las Administraciones Públicas, Jueces y Tribunales, para la atención de las posibles responsabilidades nacidas del tratamiento, durante el plazo de prescripción de éstas. Cumplido el citado plazo deberá procederse a la supresión.
4. Si los datos rectificados o cancelados hubieran sido comunicados previamente, el responsable del tratamiento deberá notificar la rectificación o cancelación efectuada a quien se hayan comunicado, en el caso de que se mantenga el tratamiento por este último, que deberá también proceder a la cancelación.
5.  Los datos de carácter personal deberán ser conservados durante los plazos previstos en las disposiciones aplicables o, en su caso, en las relaciones contractuales entre la persona o entidad.

Ahora te toca a ti analizar si estás en condiciones de acreditar el respeto por los derechos de tus suscriptores a la protección de datos.

Imagen: Dan Foy